Togaloos, statutair gevestigd in Schijndel, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:
Togaloos, kantoorhoudende in Schijndel,
Oetelaarsestraat 49, 5481 XH Schijndel
E-mail: info@togaloos.nl
Tel: +31 (0)6 2060 4519
Website: http://www.togaloos.nl
Persoonsgegevens die wij verwerken
Togaloos verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt en/of omdat die in het kader van een opdracht aan ons zijn verstrekt en/of omdat u bij ons in dienst bent getreden.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
- Gegevens over uw activiteiten op onze website
- Bankrekeningnummer
- Kopie ID-bewijs (van onze medewerkers)
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Togaloos verwerkt in voorkomende gevallen ook de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:
- lidmaatschap vakbond
- gezondheid
- Burgerservicenummer (BSN)
- ras (alleen op basis van pasfoto)
Behoudens BSN en pasfoto, verwerken wij deze bijzondere en/of gevoelige gegevens uitsluitend in geval van een juridische en/of advies procedure. In die gevallen worden deze gegevens aan ons verstrekt in een procedure en/of door onze opdrachtgevers. Het BSN en een pasfoto (ID-bewijs) verwerken wij separaat ook van onze medewerkers.
Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
Togaloos verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst c.q. om adequaat juridische (gerechtelijke) procedures te voeren voor en/of adviezen te verstrekken aan onze opdrachtgevers waarbij u mogelijk betrokkene bent;
- Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder en andere marketing- en communicatie activiteiten;
- Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- Om u te informeren over (wijzigingen van) onze diensten en producten;
- Voor het innen van declaraties;
- Om u in voorkomende gevallen als klant de mogelijkheid te bieden een account aan te maken;
- Om u te kunnen bezoeken dan wel om goederen en diensten bij u af te leveren;
- Om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst met onze medewerkers en voor de bijbehorende werving en selectie; en
- Togaloos verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
Op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Togaloos verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:
- Op basis van een wettelijke verplichting; en/of
- Ter uitvoering van een overeenkomst met u of het bedrijf waar u contactpersoon bent; en/of
- Op basis van een gerechtvaardigd belang; of
- Op basis van uw toestemming.
Bij een gerechtvaardigd belang kunt u onder meer denken aan de verwerking van uw gegevens die we hebben gekregen van onze opdrachtgevers in het kader van een juridische en/of advies procedure. Zonder deze persoonsgegevens zijn wij niet in staat om onze opdrachtgevers adequaat bij te staan en in dat geval weegt ons belang zwaarder dan uw privacybelang. Een ander voorbeeld van een gerechtvaardigd belang is het commerciële belang van Togaloos om onze klanten marketingaanbiedingen te doen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Togaloos neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Togaloos tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Togaloos bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
- Juridische adviesdossiers en dossiers ten behoeve van een gerechtelijke procedure met inbegrip van alle persoonsgegevens van betrokkenen worden 7 jaar na de sluiting daarvan bewaard.
- Sollicitatiebrieven, – formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie worden 4 weken bewaard, tenzij er een arbeidsovereenkomst tot stand komt.
- Personeelsdossiers van onze medewerkers, arbeidsovereenkomsten (en wijzigingen), promoties en verslagen van functioneringsgesprekken daaronder begrepen worden tot 2 jaar na einde dienstverband bewaard.
- Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen worden tot 5 jaar na einde dienstverband bewaard.
- Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden worden tot 7 jaar na einde dienstverband bewaard.
- NAW gegevens van medewerkers worden tot 7 jaar na einde dienstverband bewaard.
- Onze financiële administratie wordt 7 jaar bewaard.
Delen van persoonsgegevens met derden
Togaloos verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk voor onze dienstverlening is, voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben. Hierbij valt te denken aan het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Togaloos, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij. Daarnaast kan Togaloos persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Bij een gerechtvaardigd belang kunt u onder meer denken aan de verstrekking van persoonsgegevens aan onze ICT leverancier (voor onder meer back ups en beveiliging) en leverancier van ons document management systeem.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (zoals bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend ICT leverancier) sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor minimaal eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Togaloos blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Gebruik social media
Op de website(s) van Togaloos zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Togaloos houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst de privacyverklaring van die derden door te lezen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Togaloos gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
De website van Togaloos maakt ook gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website(s) te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website(s) van Togaloos geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Gebruik social media’ is omschreven. Togaloos heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Op de website van de Autoriteit Consument en Markt (https://www.consuwijzer.nl/telecom-post/internet/privacy/uitleg-cookies) leest u meer over cookies.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft in voorkomende gevallen het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Togaloos en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, of een door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar ine@togaloos.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Togaloos aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.
Togaloos wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Togaloos neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via ine@togaloos.nl.
Aanpassingen
Togaloos heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring worden op de website van Togaloos gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat www.togaloos.nl.